ДЕЛЕГИРУЙ ЭТО!

Из этой статьи вы узнаете:

 

• почему задачи копятся как снежный ком?

• как планировать свой день, когда задач много и они поступают и поступают?

• как успевать больше за то же время?

• для чего нужно резервировать час рабочего времени?

• почему планировать следующий день лучше с вечера, а не утром?

 

Все рекомендуемые методы опробованы на себе, а не переписаны из книг и блогов. Все они работают. А на сколько эффективно зависит от того, кто их применяет.

 

Почему комплексный метод?

 

Потому что перегрузка зачастую вызвана комплексом проблем. И пока не решить весь комплекс проблем от неё не избавиться. Перегрузка - это Лернейская гидра. Пока ей не отрубить всех голов её не победить. Зато, когда вы её победите вы будете чувствовать себя Гераклом.

 

Из-за чего возникает перегрузка?

 

Перегрузка - это ощущение незавершённости, слабости и неудовлетворённости выполненными за день задачами. Это ощущение возникает, когда вы весь день что-то делали, а в конце дня увидели, что не приблизились к цели, а даже отдалились от неё. Ощущение, что вы идёте к горизонту, а горизонт всё дальше. Вы устали и натёрли мозоли, но не приблизились к заветной цели. Чтобы этого ощущения не было достаточно соблюдать три банальных правила жизни:

 

1. Получать удовольствие от пути

2. Много и правильно ходить. Правильно это значит в удобной обуви, одежде и с удобным рюкзаком, а ещё в хорошей компании.

3. Отмечать пройденный путь.

 

Как воплотить эти правила в жизнь и ещё несколько не менее банальных, но действенных методов вы узнаете в статье.

 

Обозначим основную проблему:

 

Большое количество задач, увеличивающееся с каждым часом.

 

Но проблема не в количестве задач. Их у всех много. Проблем на самом деле целый набор, как я писал выше. И у каждого этот набор свой.

 

Проблемы создающие перегрузку.

 

В декабре 2015 года я написал статью о проблемах целедостижения. Каждая из групп проблем и каждая из проблем может являться причиной перегрузки. В этой статье я коснусь только некоторых. Но хочу вас обрадовать, что все проблемы решаемы, нужно только желание, терпение и действие.

Чем может быть вызвана эта лавина задач сметающая на своём пути все ваши планы?

 

1. Отсутствие целей и планов.

Есть ли у вас цели и планы в работе (у вас и у вашего отдела или фирмы, если вы кем-то управляете)? А они записаны или они в голове? Окружение знает о ваших целях и планах, или вы каждому переставляете ноги, чтобы они шли в направлении к цели?

 

2. Нет приоритетов

Эту проблему узнать просто. Вы сначала выполняете простые и не важные задачи, якобы для того чтобы втянуться.

Второй вариант, у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять не обозначено.

 

3. Неэффективное выполнение

Это самая крупная группа проблем. Потому что для данной статьи я не стал дробить их на группы и объединил с ошибками информации, коммуникации, личными особенностями, поглотителями времени и мусором.

 

Что значит неэффективное выполнение?

• вы долго не можете начать - прокрастинация

• вы долго работаете не на пике сил - отсутствие отдыха

• вы каждый раз изобретаете велосипед - нет описания процессов

• вы постоянно переключаетесь - нет концентрации

• вы постоянно переделываете и уточняете - нет описания процессов и нет концентрации

• вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно - нет развития

• вы делаете всё сами - нет делегирования

• вы постоянно отвлекаетесь - поглотители времени

• вы долго ищете необходимый документ - мусор

И многое, многое другое.

 

4. Задач реально больше, чем вы можете выполнить.

Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того что вы не можете сказать нет руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку.

Вас постоянно отвлекают не потому что вы незаменимы, а потому что вы безотказны.

Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка и вы пытаетесь самоутвердиться за счёт работы.

В любом случае проблемы больше психологические.

 

5. Вы не любите свою работу.

Эта проблема собрала в себе все остальные. Вы берёте на себя много задач, для того чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы, вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.

 

Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком и накрывают нас с головой так, что мы не видим даже в каком направлении копать.

 

Мы описали что у нас есть.

 

Теперь предлагаю нарисовать картину чего мы хотим достичь.

Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи согласно приоритета. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником.

Потом планёрка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на день (взамен менее важных), либо на будущее. Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Всё запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников, как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.

 

Как же приблизиться к этому идеалу?

 

Введём несколько правил.

1. Сначала делать, а потом думать: «А поможет?»

2. Не переходить к следующему шагу пока не выполнен предыдущий.

3. Не сомневаться в своих силах.

4. Лучше сделать плохо, чем не сделать хорошо.

 

Шаг №1. Выделяем 1 час в день для внедрения изменений.

 

Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. Вначале рабочего дня или в конце неважно. Главное всегда в одно время и все должны это знать.

Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т.д.

Поставьте табличку на стол: "Не беспокоить! Идет учет! с 9.00 до 10.00"

Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике. Как, у вас нет ни того ни другого!?

«Вы что с Урала!?» Да простят меня жители этого прекрасного региона за сию немного изменённую цитату.

Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хотабыч в одном лице это ВЫ.

 

Шаг №2. Уточняем цели, ценности и принципы.

 

После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия. Марк Твен

 

Знаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течении года чтобы эти цели достичь? Если знаете - отлично. Запишите их и повесьте на видное место. Теперь получая каждую новую задачу проверяйте на соответствие целям.

Если не знаете - уточните у своего руководителя и повесьте на видное место. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями.

Что это вообще такое?

Ценности - это то что ценно для вашей организации: клиенты, коллектив, творчество, качество.

Цели — это то к чему вы стремитесь. «Мы хотим, чтобы каждый россиянин к 2020 пересел на автомобили производства АО АВТОВАЗ»

Принципы — это как вы делаете. «Не принимай брак. Не делай брак. Не передавай брак.»

 

Они нужны для того чтобы принимать быстро решения в спорных вопросах. «Сознаться что сделал бракованную деталь или сдать её сделав вид что не заметил брака?»

 

Шаг №3 Составляем план

 

Пропишите подробно, как и за счёт чего вы достигнете заданных целей. Чем больше шагов к цели, тем лучше. Если у вас несколько целей - несколько проектов, то по каждому должен быть список задач — план.

Снизить стоимость, повысить качество, изменить дизайн, увеличить срок службы.

Потом дробим на более мелкие задачи.

План — это пошаговое руководство достижения цели.

Помните старую шутку?

За что вы убили женщину?
- Еду я, значит, в трамвае. Заходит женщина и подходит к компостеру. Открывает сумку, достаёт кошёлку, закрывает сумку, открывает кошёлку, достаёт кошелёк, закрывает кошёлку, открывает сумку, убирает кошёлку, закрывает сумку, открывает кошелёк, достаёт билетик...

 

План вида: «1. Открыть сумку. 2. Достать кошёлку. 3. Закрыть сумку...» - будет лучшей гарантией успеха.

 

Шаг №4 Проводим ревизию ваших текущих задач

 

1. Выпишите ваши ежедневные и еженедельные задачи и время, которое вы на них тратите. Чистое время.

Лучше провести хронометраж.

2. Сложите.

3. Сравните с 40-часовой рабочей неделей.

Если время ваших задач намного больше 40 часов, то вам нужно уменьшать количество задач, например с помощью помощника или совершенствовать методы их выполнения.

Вы реально много работаете! Но вынужден вас огорчить. Совсем не факт, что выполняете только то, что нужно и выполняете правильно.

 

Если время ваших задач меньше, то вам нужно бороться с отвлечениями.

Вы много времени тратите на логистику, коммуникации и поглотители времени. То есть вы много передвигаетесь, болтаете и сидите в соцсетях, рассматривая котиков или новинки сериалов.

Спланируйте маршруты, используйте разговоры только при необходимости или как отдых, измените привычки. Это сложно, но при желании, а оно у вас есть, всё возможно.

 

Шаг №5 Проверяем ваши задачи на соответствие

 

1. На соответствие обязанностям. Если задача не входит в ваши должностные обязанности - выбрасываем её из своего расписания или возвращаем хозяину.

Хозяева возмущаться не будут. Они будут умолять.

2. На соответствие целям. Если задача не соответствует целям изменяем её или выбрасываем с разрешения руководителя. Задача по закупке автомобилей БМВ для руководства завода АВТОВАЗ не соответствует заявленной цели.

 

Шаг №6. Ограничиваем поток входящих задач

 

Говорим НЕТ всему, что не соответствует целям и должностным обязанностям. Если вы предприниматель не начинайте новые проекты. Наведите порядок в старых.

Все важные задачи у вас уже выписаны. Ими и занимайтесь.

А может быть кроме автомобилей ещё и дома строить начнём? Вот будет супер акция, купи автомобиль - получи квартиру в подарок!

Разберитесь сначала с авто.

 

Шаг №7. Планируем день

 

1. Записываем в ежедневник или планировщик события. Вы же обзавелись уже планировщиком? События — это задачи, привязанные ко времени: встречи, собрания, обеды.

2. Записываем задачи, которые планируем выполнить сегодня. Для этого смотрим план на неделю.

3. Расставляем приоритеты А — сделать необходимо, В — сделать желательно, С — сделать хотелось бы.

4. Расставляем приоритеты в приоритетах А1, А2, А3. В категориях В и С, приоритеты расставляем, когда до них дойдет время.

5. Бюджетируем время. Записываем, сколько времени предположительно займет каждая задача.

6. Решаем, что можно делегировать

 

 

Почему планировать лучше вечером?

План удобнее составлять после обзора текущего дня. Вы видите - что выполнено, а что не выполнено. Можете перенести часть задач на следующий день или запланировать следующий шаг по проекту. Картина перед глазами. Если составлять план утром, то вам сначала нужно вспомнить, чем закончился прошлый день, а потом приступать к планированию, это не совсем удобно. Плюс, когда вы планируете день с вечера мозг уже с вечера начинает работать над новыми задачами.

 

Шаг №8. Делегируем

 

Отдайте часть задач подчинённым или фрилансерам.

Для этого нужно знать принципы делегирования и практиковаться. Я составил себе шаблон делегирования - для более лёгкого освоения этого навыка.

 

Шаг №9. Концентрируемся на задаче

 

Вы только тогда эффективны, когда находитесь в одном месте и физически и мысленно. Брайан Моран, Майкл леннингтон. «12 недель в году.»

 

Начинаем выполнять задачи с А1.

Выполняем одну задачу в один момент времени. Не отвлекаемся ни на что, кроме пожара и землетрясения. Всех посетителей просим подождать до окончания выполнения. Очень хорошо для проработки навыка концентрации подходит «метод помидора». В течении 25 минут выполняете задачу, потом отдыхаете 5 минут. И новая "помидорка". А приучив своё окружение к «помидоркам», вы получите повышение продуктивности в разы.

 

Шаг №10 Отдыхаем

 

Отдыхайте 10 минут каждый час.

Наш организм цикличен: нагрузка-разгрузка, сон-бодрствование, работа-отдых, если его перегрузить можно получить растяжение или переутомление. А это снизит производительность.

Лучший отдых - это смена деятельности. Сидели - пройдитесь. Работали на компьютере - поговорите. А лучше всего послушайте музыку, погуляйте или поспите.

 

Шаг №11. Улучшаем процессы

 

Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе. Народная мудрость

 

Вы ежедневно выполняете одинаковые задачи. Вспомните, вы их выписывали на четвёртом шаге.

Выберите самую частую. Если ошибётесь - не страшно.

Опишите её: для чего она нужна, как она продвигает вас к цели.

Опишите её, как процесс, то есть из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие знания или инструкции необходимо иметь, что получается на выходе, сколько времени она занимает в сумме и каждый этап в отдельности.

Подумайте, как можно её упростить. Например, удалить один из шагов без потери качества, или взять другие инструменты или ресурсы или выбрать другое время.

Измените, если нашли как. Сохраните эту инструкцию.

Опишите и измените все частые и продолжительные процессы, которые имеются в вашей работе.

 

Для чего это нужно?

 

Во-первых, вы поймёте, чем вы вообще занимаетесь.

Во-вторых, вы сократите время на каждый процесс. Потому что в любом процессе, который не описан есть лишние операции или время между операциями.

В-третьих, вы с лёгкостью делегируете любой процесс. Когда вы его разобрали по косточкам объяснить и контролировать его не составит труда.

В-четвёртых, вам легче будет планировать день, поскольку вы знаете сколько времени занимает каждая задача. Не предполагаете, а знаете.

 

Шаг №12. Держим голову пустой

 

Голова нужна для того чтобы думать, а не помнить.

Всю поступающую информацию переносим на бумагу или компьютер, по возможности, сразу обрабатываем и принимаем решение.

Заведите наконец ежедневник или планировщик.

Все проекты и задачи записываем и держим в одном месте. Желательно на виду.

Вычёркиваем выполненные задачи.

Для чего?

1. Чтобы все видели, чем вы заняты, ваши текущие задачи.

2. Чтобы вы видели собственный прогресс.

Ещё один способ держать голову пустой — чек-лист. Выпишите все ежедневные повторяющиеся задачи и отмечайте выполнение каждой, чтобы не держать их в голове. Выполнил — вычеркнул. Каждый день распечатывайте чек-лист или сделайте месячный.

Например:

• проверить почту

• провести планёрку

• заполнить акты

• тренировать дыхание

• уборка стола

 

Шаг №13. Держим стол пустым

 

Любая лишняя скрепка отвлекает внимание и рождает такую череду мыслей, что после взгляда на неё, можно очнуться через час, думая о строении атома или спаривании ежей.

Уберите со стола всё кроме необходимого. Одна ручка, один карандаш. Бумаги в лотках. Степлер и дырокол в ящике. Любая лишняя деталь будет напоминать о чём-то и отвлекать, особенно необработанный документ.

 

Шаг №14 Возвращаем любовь к работе

 

"Успех не является ключом к удовлетворенности. Удовлетворенность — ключ к успеху. Если вы любите то, что делаете, тогда вы будете успешны." Альберт Швейцер, лауреат Нобелевской премии 1952 года.

 

Мы все любим работать, но не любим, когда нас заставляют работать.

Чтобы вернуть любовь к работе нужно обратиться к методу потока Михайя Чиксентмихайи

Попробуйте сделать из работы игру.

1. Поставить чёткие цели

2. Усложнять задачи или упрощать

3. Совершенствовать навыки

4. Концентрироваться на процессе

5. Получать обратную связь

Что нужно изменить чтобы появилась любовь к работе?

 

Постановка целей

Каких карьерных высот вы хотите достичь? Кем вы себя видите через 10 лет? Какие навыки вам необходимо освоить?

Если вы знаете чего вы хотите запишите и переходите к следующему шагу.

Если не знаете, выполните задание колесо успеха, но только для отдельного сектора "Работа".

Что присутствует в вашей работе:

- оборудование

- отношения с коллегами

- навыки и знания

- клиенты

- финансы

- задачи

Отметьте насколько вы довольны положением в каждом секторе.

Подумайте и запишите, что можно изменить в сторону улучшения. Например, в секторе оборудование можно поставить второй монитор. В секторе отношения с коллегами - узнать больше о коллегах. И так далее.

В одном из исследований учёные установили — что люди записавшие, то как бы они улучшили работу, начали чувствовать себя заметно увереннее.

 

Это не трудно объяснить. Цель - улучшение работы, а способы улучшения - это уже план. Когда есть цель и план нужно сделать только первый шаг.

 

Усложнение/упрощение задач

Нас останавливают сложные и простые задачи. Первых мы боимся, вторые вгоняют нас в тоску.

Если вы не можете приступить к задаче нужно понять какой она вам представляется сложной или простой и соответственно её упростить или усложнить.

Как это сделать?

Сложную задачу нужно разбить на части. Съесть слона по кусочкам. Банально, но работает.

Для простой нужно придумать новые правила. Установите время выполнения и попытайтесь в него уложиться

Чтобы постоянно находиться в потоке, задачи постепенно должны усложняться.

Если вы обрабатываете 10 писем за час, попробуйте увеличить до 12, а потом до 15.

Это можно сделать, как совершенствуя навыки, так и совершенствуя процессы.

 

Совершенствуйте навыки

Какие навыки нужны для того чтобы быстрее выполнять самый длительный процесс? А самый часто повторяющийся?

Может быть "слепая печать"? Или более глубокое понимание 1С?

Потратьте время, чтобы улучшить этот навык и вы в будущем сэкономите больше времени.

Начинайте с малого. Освойте пару комбинаций "горячих клавиш", потом ещё, и ещё. В результате вы сэкономите несколько секунд, а если задача выполняется часто то и минут.

 

Концентрируйтесь на процессе

Получать удовольствие от процесса невозможно, если вы не вовлечены в него полностью. Как получить удовольствие от секса, если каждые 2 минуты будет звонить телефон или кто-то заходить и спрашивать совета? Это невозможно. Тоже самое и с любым другим видом деятельности.

 

Получайте обратную связь

Это совсем просто. Когда есть цель, план и действие рано или поздно пункты плана будут выполнены. Они и будут обратной связью. Чем больше пунктов, тем лучше. Чем они мельче, тем лучше. Выполненный пункт плана даёт заряд энергии для выполнения следующего и запускает цепную реакцию.

 

 

Вспомним все шаги:

Шаг №1. Выделяем 1 час в день для внедрения изменений.

Шаг №2. Уточняем цели, ценности и принципы.

Шаг №3 Составляем план.

Шаг №4 Проводим ревизию ваших текущих задач

Шаг №5 Проверяем ваши задачи на соответствие

Шаг №6. Ограничиваем поток входящих задач

Шаг №7. Планируем день.

Шаг №8. Делегируем

Шаг №9. Концентрируемся на задаче

Шаг №10 Отдыхаем

Шаг №11. Улучшаем процессы

Шаг №12. Держим голову пустой

Шаг №13. Держим стол пустым.

Шаг №14 Возвращаем любовь к работе

 

Вывод

Только твёрдость в желании изменить ситуацию и комплексный подход помогут чудесному превращению вас из белки в колесе в хозяина своей жизни.

 

Послесловие

Вы можете закрыть вкладку, в которой читали эту статью и забыть про неё через пять минут.

Вы можете скопировать статью в эвернот и вспоминать про неё периодически натыкаясь.

А можете начать действовать прямо сейчас - выполните первые три шага немедленно и запланируйте остальные в ежедневнике или планировщике. Наверняка, они у вас уже были. )