ДЕЛЕГИРУЙ ЭТО!

После одного из семинаров по тайм-менеджменту ко мне подошёл участник и сказал: «я думал, что тайм-менеджмент это про другое, это про то, как не опаздывать на работу.» Я был шокирован и ответил какой-то банальностью вроде: «И это тоже тайм-менеджмент».

 

Наверняка, у каждого человека, который хоть раз слышал этот термин имеется своё понимание. Для кого-то тайм-менеджмент — это планирование дня, для кого-то планирование жизни, для кого-то организация рабочего пространства, а для некоторых здоровый образ жизни. И каждый прав.

 

Однажды мой коллега, который о тайм-менеджменте слышал только от меня и то достаточно обрывочные высказывания сделал вывод: «Я понял что такое тайм-менеджмент. Это сбалансированная организация работы и отдыха». И он тоже прав.

 

А что же всё-таки такое тайм-менеджмент? И почему у всех понимание тайм-менеджмента своё?

 

Разберём по порядку.

 

Я считаю, что непонятный термин и разросшаяся структура отпугивают от этого простого и эффективного метода самоорганизации много людей. Поэтому всячески пытаюсь сделать его более понятным.

Тайм-менеджмент - это управление временем. То есть наиболее эффективное распределение времени.

 

Вспомните ваше самое важное последнее достижение?

Может быть вы построили дом, или завершили крупный проект, или научились готовить новое блюдо, или исполнили мечту детства. То чего вы добились самостоятельно. Вспомните, как вы действовали. Наверняка вы распределяли своё время максимально эффективно. У вас был план, вы были сконцентрированы и ни на что не отвлекались. Это и есть тайм-менеджмент.

 

Тайм-менеджмент это способ достижения того чего мы хотим наиболее эффективно.

 

Вы уже хорошо знакомы с тайм-менеджментом, но используете его бессознательно. Вы работаете за компьютером, вечереет. Вы анализируете проблему — темно, ставите цель — включить свет. Составляете план — встать, нажать выключатель, убедиться что приемлемый уровень освещённости достигнут. Встаёте и включаете. Снова анализируете. Цель достигнута? Да. Анализируете где вы находитесь и ставите новую цель - включить чайник (поскольку уже встали). Составляете план и так далее.

 

Как видите, тайм-менеджмент состоит всего из четырёх простых шагов.

1. Оценка ситуации— нужно понять, где находитесь и в чём собственно проблема.

2. Постановка чётких, конкретных целей — нужно понять чего вы действительно хотите.

3. Составление плана — нужно разбить цель на части и выстроить цепочку действий — понять, как достичь то, чего хотите.

4. Выполнение — пройтись по цепочке от начала и до конца.

 

Наш мозг для удовлетворения потребностей организма делает это автоматически. Дискомфорт — анализ проблемы, проблема выяснена - голод, цель - нужно поесть, план - залезть в холодильник, достать колбасу, взять нож, отрезать кусок, съесть, и действие — открыли холодильник, достали колбасу, взяли нож и так далее. Затем новый цикл. Анализ — мы сыты, но возникла новая проблема — что-то застряло в зубах. Цель — извлечь, план — найти зубочистку и т. д. Первые три шага пролетают за мгновение.

 

Представьте ситуацию: вы находитесь на берегу реки и вам нужно попасть на другой берег.

Что вы будете делать? Ждать пока наступит зима? Маловероятно.

Вероятнее - анализ, цель, план, действие.

 

По сути тайм-менеджмент это устранение разрыва между есть и хочу или есть и надо с наименьшими затратами времени.

Есть поломка автомобиля, хочу, чтобы всё работало — еду в автосервис. Есть десять проектов, надо, чтобы все были выполнены — восемь поручаю 2 выполняю сам. В обоих случаях нужно проанализировать ситуацию, поставить цель, составить план и, выполнив его, устранить разрыв.

 

Устранение разрывов обычно состоит из нескольких шагов. И когда вы используете эту простую схему, то первые два шага вы уже сделали: представили конечную цель и составили план её достижения, то есть мысленно уже преодолели разрыв, осталось сделать это физически.

 

Как только дочитаете статью потренируйтесь. Вспомните небольшую проблему, проанализируйте ситуацию — что есть и что надо, представьте, что проблемы не существует - поставьте цель и составьте план. Представьте, как вы выполняете каждый шаг. Затем выполните план по пунктам, чтобы достичь цели. Когда достигнете, отпразднуйте достижение цели и снова проанализируйте ситуацию и поставьте более крупную цель.

 

 

На пути к цели вас может ждать 3 проблемы:

1. Не можете начать или сделать очередной шаг. Разбейте шаг на более мелкие, добавьте вознаграждение за шаг, устройте игру (выполнение задачи в виде игры), устройте мозговой штурм, как сделать этот шаг.

2. Заблудились. Снова проведите анализ и составьте новый план.

1. Столкнулись с непредвиденными трудностями. Поставьте цель — обойти трудности по тому же алгоритму (анализ, цель, план, действие).

Единицы становятся чемпионами с первой попытки. Никто не достигает каждой своей цели, поэтому, если что-то не получилось, не стоит отчаиваться нужно снова анализировать ситуацию, ставить цели и достигать их.

 

Браслет Пандора

Что такое тайм-менеджмент мы выяснили. Теперь нужно выяснить, почему он для всех разный.

Сделать картинку в визио.

Вы вероятно слышали о браслетах Пандора. Это цепочка со сменными бусинами. Предлагаю аналогию. Тайм-менеджмент это браслет Пандора, на котором изначально четыре бусины: умение анализировать ситуацию, умение ставить цели, умение планировать и умение действовать. Цепочка — это наши жизненные ценности (чтобы аналогия была полной).

 

Эти четыре бусины должны быть обязательно иначе тайм-менеджмент работать не будет. Это базовый набор. Но поскольку бусины заменяемы, мы можем их заменить и/или дополнить другими.

 

Чем можно заменить или дополнить бусину Анализ?

Анализ ситуации с помощью различных методик: SWOT, линия жизни. Плюс системы сбора

и обработки информации: хронометраж, дневник.

 

Чем можно заменить или дополнить бусину Цель?

Конечно же бусиной SMART или бусиной ДИСКО (аналог SMART) или модной бусиной SMARTERS (усовершенствованный алгоритм SMART), визуализацией целей, тест-драйвом.

 

Чем можно заменить или дополнить бусину План?

Любыми методами декомпозиции целей: дерево целей, календарный план. А также способами творческого мышления: мозговой штурм, 6 шляп мышления, ТРИЗ.

 

Чем можно заменить или дополнить бусину Выполнение?

Для этой бусины набор дополнителей просто огромен: профессиональные знания и навыки, менеджмент, делегирование, мотивация и самомотивация, навыки коммуникаций (презентации, публичные выступления, переговоры, умение говорить «нет»), управление вниманием (концентрация, фокусировка, переключение), навыки работы с информацией (поиск, обработка, хранение, скорочтение, «слепая печать»), поддержание и увеличение ресурсов организма (сон, правильное питание, физические нагрузки, своевременный отдых), организация рабочего пространства, формирование привычек, расстановка приоритетов, однозадачность, устранение поглотителей времени, лягушки, слоны, сыр.

 

Существуют бусины, которые могут заменить несколько. Самый яркий пример — это метод помидора он включает планирование, выполнение и анализ. Бусины ежедневник и планировщик дополняют бусины план и выполнение.

 

Каждый человек с набором определённых бусин утверждает, что именно его набор и есть тайм-менеджмент. И это верно. Позволю себе лишь небольшое замечание. Тайм-менеджмент это всё-таки для пользы, а не для красоты и большое количество бусин одного вида ни к чему. А недостаток базовых бусин или их заменителей сделает наличие браслета бесполезным. Значит в первую очередь нужно научиться анализировать проблему, ставить цели, планировать и выполнять план. И после этого вы сможете добавить на свой браслет Пандора новые бусины: дополнительные знания и навыки в профессиональной сфере, организация рабочего пространства, обработка и хранение информации, концентрация, ресурсоёмкость и так далее.

Постоянно совершенствуя и приобретая навыки и обучаясь новым инструментам — мы добавляем бусинки в нашу коллекцию. Чем больше бусин в коллекции тем более функциональный браслет и более эффективно вы расходуете своё время. В любой момент времени вы можете не используемые бусины снять, а необходимые добавить.

 

Поэтому

 

Проанализируйте свой браслет и коллекцию дополнительных бусин.

Поставьте цель по улучшению вашего навыка управления временем.

Составьте план.

И выполните!